Na jakie parametry trzeba zwrócić szczególną uwagę, zapoznając się z ofertami producentów? Czy potrzebujemy niszczarkę do biura, czy też jedynie do użytku domowego?
W biurowym koszu na śmieci nie mogą lądować wszystkie niepotrzebne papiery. Dotyczy to przede wszystkim dokumentów zawierających dane osobowe. Te powinny zostać bezwzględnie zniszczone – tak, by osoby postronne nie mogły ich wykorzystać do własnych celów. O powyższym pamiętać musi każda osoba rozpoczynająca prowadzenie działalności gospodarczej. Ci, którzy chronią dane osobowe swoich klientów czy kontrahentów w niewłaściwy sposób, narażają się na wysokie kary finansowe.
Jak zatem niszczyć dokumenty, by informacje w nich zawarte nie dostały się w ręce osób niepowołanych? Najlepszym rozwiązaniem jest nabycie niszczarki. Na rynku nie brakuje takich urządzeń. Obok niszczarek niewielkich rozmiarów, pozwalających na jednoczesne zniszczenie kilku kartek, dostępne są również produkty o sporych gabarytach, potrafiące w ciągu godziny zniszczyć tysiące stron dokumentów.
Niszczarki do papieru. Jak niszczą dokumenty?
Producenci sprzętu biurowego odpowiadają swoimi produktami na oczekiwania klientów. Obok niszczarek przeznaczonych do użytku domowego, na rynku dostępne są również niszczarki dla niewielkich, średnich i dużych firm. W zależności od tego, jakie dokumenty będą niszczyć pracownicy, wybierać można wśród niszczarek wyposażonych w system cięcia papieru na paski lub w ścinki.
O ile notatki pracowników, różne wyliczenia czy dokumenty, w których została przedstawiona oferta firmy, mogą być cięte na paski, o tyle po materiałach zawierających dane wrażliwe powinny pozostać jedynie ścinki. Dobrze pamiętać o tej zasadzie, by nie okazało się, że przedsiębiorca z braku wiedzy złamie prawo i narazi się tym samym na dotkliwe kary finansowe. Nie mając pewnością, którą niszczarkę należy wybrać, warto poradzić się sprzedawcy. Większość chętnie pomaga klientom w doborze optymalnego produktu. Dobry sprzedawca znający asortyment sklepu, w którym pracuje, może również przeprowadzić dla potencjalnego klienta porównanie niszczarek, biorąc pod uwagę parametry, na których klientowi zależy najbardziej.
Polecamy: Rankingi niszczarek danych i dokumentacji na listopad 2024
Niszczarki biurowe. Na co zwrócić uwagę?
Wybierając niszczarkę biurową, warto pamiętać nie tylko o zastosowanym w niej systemie cięcia, lecz także innych jej parametrach. Ważne są:
- pojemność pojemnika – im większy pojemnik, tym lepiej, bo tym rzadziej trzeba będzie go opróżniać. Pojemność pojemnika warto dobrać, mając na uwadze liczbę pracowników, którzy będą korzystać z niszczarki. Jeżeli biuro jest niewielkie, a dzienna ilość dokumentów oscyluje w granicach kilku arkuszy, to niszczarka z małym pojemnikiem nie powinna być złym wyborem;
- ilość niszczonych dokumentów – w zależności od modelu, niszczarka może zniszczyć kilka lub kilkadziesiąt arkuszy w ciągu minuty. Ponieważ od tempa, w jakim niszczone są arkusze zależy cena niszczarki, do wyboru warto podejść racjonalnie;
- poziom hałasu – niszczarka to urządzenie, które może być użytkowane bardzo intensywnie. Z tego względu dobrze, by poziom hałasu przez nią generowany nie był powodem zakłóceń pracy osób zatrudnionych w firmie;
- automatyczność pracy – na rynku istnieją dwa rodzaje niszczarek – takie, które uruchamiają się wówczas, gdy w wejściu zostanie umieszczony papier lub inne nośniki danych, oraz takie, które należy uruchomić, wciskając przycisk. Pierwsze są znacznie wygodniejsze – pracownik nie tylko nie potrzebuje samodzielnie włączać niszczarki, lecz także nie musi czekać aż skończy ona pracę – takie urządzenia wyłączają się automatycznie wówczas, gdy zabraknie niszczonego materiału.
Zapoznając się z parametrami wybranych niszczarek, można wybrać taką, która najlepiej sprawdzi się w naszym biurze. Jest to również istotne z punktu widzenia wydatków, ponoszonych w związku z prowadzeniem firmy. Zakup niszczarki o mocy przerobowej znacznie większej niż potrzeby firmy jest po prostu marnowaniem firmowych pieniędzy.
Tylko do papieru?
Niszczarki projektowane z myślą o użytku domowym najczęściej umożliwiają niszczenie dokumentów papierowych. W przypadku niszczarek biurowych sprawa jest bardziej skomplikowana. Pracownicy w ciągu dnia pracy generują nie tylko pisma czy druki – zdarza się, że informacje z danymi klientów czy kontrahentów są zapisywane np. na płytach DVD. Co zatem robić, gdy należy się ich pozbyć? Połamanie, choć może wydawać się najlepszym rozwiązaniem, nie zawsze jest wystarczające. Z myślą o firmach korzystających z różnych nośników danych, powstały niszczarki pozwalające na zniszczenie nie tylko dokumentów, lecz także płyt.
Właściciel firmy może zdecydować się na zakup osobnych niszczarek – osobnej do papieru i osobnej do płyt czy nośników magnetycznych. Może jednak wybrać jedną, która pozwoli na niszczenie wszystkich nośników danych. Drugie rozwiązanie jest znacznie tańsze i dlatego też przedsiębiorcy poszukujący dobrej niszczarki (nie tylko do papieru) chętniej z niego korzystają.
Poufność dokumentów – kluczowa kwestia
Decydującą rolę w wyborze odpowiedniej niszczarki do biura powinien być charakter korespondencji oraz zbieranych informacji pod kątem ich poufności. Jeżeli dokumentacja posiada wysoki priorytet zachowania tajemnicy handlowej, wówczas niezbędny będzie zakup sprzętu tnącego na paski niezwykle wąskie (kilka mm) i o ograniczonej ściśle długości (do 8cm), w przypadku dokumentacji o najwyższych priorytetach tajności stosuje się niszczarki pozostawiające jedynie ścinki papieru, uniemożliwiające praktycznie ewentualną identyfikację przez osoby trzecie.
Na potrzeby standardowych działań biurowych nie musimy wyposażać się w tego typu niszczarkę. Wystarczy w zupełności model tnący dokumentację na paski o szerokości nawet 12mm, gdzie parametr długości nie stanowi istotnego kryterium. Przy dużej ilości materiałów do niszczenia z pewnością bardziej zwracajmy uwagę na parametr wydajności niszczarki.
Niszczarki dokumentów RANKING na listopad 2024
W biurze niszczarka pełni zasadniczo funkcję niszczenia dokumentacji papierowej. W zależności od potrzeb możemy zdecydować się na model podstawowy lub profesjonalny, cechujący się znacznie większą wydajnością.
Dla ułatwienia przygotowaliśmy listę TOP10 najchętniej kupowanych niszczarek do papieru i nie tylko. Prezentowany ranking aktualizujemy każdego dnia.
Loading...