Otwierając biuro, pamiętać trzeba nie tylko o wyposażeniu go w szereg mebli, lecz także spełnieniu kwestii formalnych – przedsiębiorca może być zobowiązany do zakupu kasy fiskalnej, rejestrującej sprzedaż usług. Jaką kasę fiskalną wybrać? Co aktualnie znajduje się w ofercie producentów?
Kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące sprzedaż towarów lub usług. Ponieważ ustawodawca cyklicznie zmienia przepisy, poszerzając grono osób zobowiązanych do jej posiadania, coraz większa grupa przedsiębiorców staje przed koniecznością zapoznania się z dostępnymi na rynku modelami kas fiskalnych. I o ile sklepy muszą zaopatrzyć się w urządzenia, które będą dostosowane do dużego natężenia ruchu, o tyle np. biura rachunkowe szukają kas fiskalnych małych i tanich.
Rodzaje kas fiskalnych
Producenci kas fiskalnych oferują zróżnicowany asortyment. Z uwagi na przeznaczenie poszczególnych kas, ich wielkość i możliwości, wyróżnia się:
- Kasy systemowe. Są one przeznaczone dla dużych sklepów, w których dziennie drukuje się setki czy tysiące paragonów. Uwagę zwraca ich funkcjonalność – są one połączone np. z czytnikiem kodów kreskowych, dzięki czemu kasowanie produktów odbywa się szybko;
- Kasy komputerowe. Coraz częściej można je spotkać w dużych sklepach, hipermarketach czy aptekach. Kasy komputerowe składają się z dwóch elementów: komputera i drukarki fiskalnej. Z uwagi na takie połączenie, możliwe jest podłączenie do nich szeregu innych urządzeń czy wykorzystanie programów ułatwiających zarządzanie towarami;
- Kasy jednostanowiskowe. To bardzo popularna grupa kas fiskalnych, które drukować mogą do 10 lub 20 paragonów dziennie. Producenci wyposażają je w szereg dodatkowych funkcji i konstruują tak, by możliwe było podłączenie do nich innych urządzeń;
- Kasy przenośne. Mała kasa fiskalna, którą z powodzeniem można przenosić to idealna kasa m.in. dla taksówkarzy czy firm budowlanych, które wykonują prace w miejscu wskazanym przez klienta. Z uwagi na ich przeznaczenie, producenci dbają o to, by kasy te były odporne na działanie czynników atmosferycznych (np. niskie temperatury).
Poza kasami fiskalnymi, na rynku są dostępne również drukarki fiskalne. Pozwalają one na jednoczesne wystawianie faktury i paragonu, bo są podłączone do komputera. Z takich urządzeń nie korzysta jednak wiele firm i to mimo tego, że są tańsze. Dzieje się tak dlatego, że drukarki fiskalne są znacznie mniej popularne i wymagają korzystania ze wspomnianego komputera.
Mała i tania kasa fiskalna
Jaka jest idealna kasa fiskalna do biura, np. rachunkowego? Dzienna liczba paragonów nie powinna przekroczyć 10–20. Nawet największe biura najczęściej oferują swoim klientom rozliczenie miesięczne, dzięki czemu klienci otrzymują fakturę lub/i paragon pod koniec miesiąca. W praktyce zatem wystarczający będzie zakup kasy rejestrującej jednostanowiskowej lub nawet przenośnej. Ta druga może przydać się wówczas, gdy biuro oferuje usługę odbierania i przywożenia dokumentów. Wówczas paragon może zostać wystawiony podczas spotkania z klientem.
Polecamy: Rankingi kas fiskalnych na listopad 2024
O czym należy pamiętać, kupując kasę fiskalną?
Tania kasa fiskalna może być funkcjonalna i świetnie sprawdzać się na co dzień. Cena, choć powinna być wyznacznikiem, nie jest najważniejsza. By urządzenie działo sprawnie przez cały okres eksploatacji, ważne jest, by odpowiednio wcześniej zwrócić uwagę również na inne elementy, a mianowicie:
- Producenta kasy fiskalnej. Kasy fiskalne czy drukarki fiskalne dostępne na rynku są produkowane przez różne firmy. Niektóre, jak Sharp ,Toshiba czy Brother są znane z dostarczania sprzętu RTV i komputerowego. Działalność innych skoncentrowana jest wyłącznie produkcji urządzeń rejestrujących sprzedaż, np. Novitus czy Posnet. Przy wyborze kasy fiskalnej warto sprawdzić, jakie doświadczenie ma producent;
- Intuicyjna obsługa. Większość producentów zwraca szczególną uwagę na to, by oferowana przez nich kasa fiskalna była intuicyjna w obsłudze. Przed zakupem warto jednak sprawdzić, czy instrukcja obsługi kasy została napisana przystępnym językiem lub czy sprzedawca oferuje szkolenia;
- Konieczność zakupu materiałów eksploatacyjnych. Starsze modele kas fiskalnych wymagają użycia dwóch rolek papieru. Nowsze – zamiast drugiej rolki, która powinna być przechowywana jako dowód – są wyposażone w karty pamięci, dzięki czemu nie trzeba kłopotać się z wygospodarowaniem miejsca na papier. Mała kasa fiskalna z kartą pamięci to po prostu oszczędność miejsca i pieniędzy, które należałoby cyklicznie wydawać na materiały eksploatacyjne.
Przedsiębiorcy, którzy są zobowiązani posiadać w swojej firmie kasę fiskalną, powinni pamiętać również o tym, że kupując takie urządzenie po raz pierwszy, mogą otrzymać na częściowy zwrot kosztów – do 90% ceny zakupionej kasy i jednocześnie nie więcej niż 700 zł. Porównując zatem parametry poszczególnych urządzeń, warto pomyśleć o zakupie droższej, solidniejszej i lepiej wykonanej kasy fiskalnej. Takie rozwiązanie zwróci się dwojako: faktyczny wydatek – po odliczeniu ulgi – nie będzie obciążeniem dla firmowego budżetu, a kasę będzie można użytkować przez wiele lat.
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej
Kwestie te reguluje artykuł 111 ustawy o podatku od towarów i usług, sprzedawanych podmiotom prowadzącym oraz nieprowadzącym działalności gospodarczej. Zatem kiedy musimy kupić kasę fiskalną, a kiedy nie jest to konieczne? Zgodnie z zapisami w ustawie brak obowiązku dotyczy przede wszystkim podmiotów, których sprzedaż czy też oferowane usługi kierowane są do przedsiębiorstw oraz instytucji państwowych czy też samorządowych.
Zwolnieniu podlegają także przedsiębiorcy, którzy oferując swoje produkty lub usługi osobom fizycznym bez działalności i osobom na ryczałtowej działalności rolniczej nie przekroczyli obrotu wynoszącego 20 000 zł w ubiegłym roku podatkowym lub też te obroty wyniosły ponad 80% łącznego udziału we wszystkich obrotach.
Coraz mniej podmiotów może korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy rejestrującej. O wyłączeniach i konieczności jej zakupu można przeczytać tutaj:
https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/kasy-fiskalne/2764640,Kasy-fiskalne-2019-zwolnienia.html
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-obowiazek-posiadania-kasy-fiskalnej-w-dzialalnosci
Ile kosztuje kasa fiskalna?
Na potrzeby firmowych zastosowań oczywiście nie będzie nas interesował wybór zabawkowej kasy fiskalnej, przeznaczonej dla dzieci. Podstawowe urządzenia tego typu, niezbędne przy prowadzeniu sprzedaży, można nabyć w kwocie już poniżej 1000 zł. Co otrzymamy w tej cenie? Już najtańsze kasy fiskalne posiadają wizjer dwuwierszowy, z niewielkim, ale czytelnym ekranem LCD, niekiedy szafką na kilka rodzajów monet oraz banknotów (szafka występuje w nieco większych modelach), przydatnym udogodnieniem będzie czytnik kart SD oraz różne formy raportowania w zależności od przedziału cenowego. Do 1000 zł dominują niewielkie kasy przenośne, bardzo wygodne, gdy często przemieszczamy się. Przy wyborze konkretnego modelu zwracajmy uwagę na ilość możliwych do zatowarowania produktów w pamięci urządzenia oraz liczbę klientów, z jakimi prowadzimy interesy.
Znacznie więcej do zaoferowania mają producenci kas fiskalnych w kwocie 1000-1500 zł, gdzie znajdziemy większość najbardziej popularnych urządzeń tego typu, wykorzystywanych w firmach. Są to przede wszystkim mobilne kasy, z większymi możliwościami dotyczącymi zapisu danych. Gotowe oprogramowanie oraz wsparcie producenta zapewniają gotowość produktu do pracy. Niekiedy w ofertach znajdują się zestawy kas fiskalnych razem z rolkami papieru oraz usługą fiskalizacji.
Jeżeli potrzebujemy jeszcze bardziej wydajnego urządzenia do firmy, wówczas powinniśmy przeznaczyć na zakup kasy fiskalnej przynajmniej 2000 zł.
Kasy fiskalne RANKING na listopad 2024
Dla ułatwienia wyboru zdecydowaliśmy się przedstawić poniżej ranking najchętniej kupowanych kas fiskalnych na potrzeby działalności gospodarczej. Lista to TOP10 produktów, aktualizowana na bieżąco.
Loading...